飲み会の幹事をする際に気をつけていること(歓送迎会、新忘年会編)

僕自身、高校生ぐらいから様々な集まり、バーベーキュー、歓送迎会、新忘年会などの集まりで幹事をやってきました。 今までの幹事経験の中でも歓送迎会や学んだことをつらつら書いていきます。 尚、営業をずっとやってきましたみたいな感じではないので、営業の人みたいにちゃんとできてはないかと思います。

最初に

  • 飲み会の幹事力は超重要なスキルである。

飲み会の幹事ができない人がプロジェクトの進行管理ができるとは到底思えない。 たかが飲み会と言えど、やらないといけない場合も多いし、急なトラブル が多く発生する。ゆえに飲み会の幹事もできない人は進行管理ができないんだろうなって僕は思います。

飲み会で大事なこと

なにをやるにも以下の3つが重要になります。

  1. 日程
  2. 場所(居酒屋)

飲み会の種類によって、上記の優先度が変わってきます。 基本的には「日程 >= 人 >>>>> 場所」の順番で重要になってくる場合が非常に多い。 日程を一番重要にしているのは飲み会は開催することが一番重要だからです。

日程、人、場所の決め方

日程の決め方

まず、大人数の場合は調整さんなどを使って、 みんなに書き込ませましょう。 期限を設定し、書き込まない人は積極的にプッシュすること。 また、特に3、4、12、1月は歓送迎会や新忘年会のシーズンなので、混みやすいです。(特に金曜日は予約すら困難) 1ヶ月以上前(できれば2ヶ月以上前)から予約できるように準備しておくと良いと思います。

※自分が思っている最終的な期限よりも前の期限に設定すること

みんなが書き込んだら、みんなの予定が合う日を選びます。 ここでもし、全員が合う日程がなかった場合、合わない人にあきらめてもらうか、再度日程を追加して調整しましょう。

人の決め方

人は歓送迎会だった場合は当然、歓迎される人、送迎される人は参加してもらうと思います。 他の人についてはチーム特性だったり、飲み会コンセプトによって異なるので、 そこは臨機応変に対応するしかないと思います。

※基本的にチームの飲み会とかだったらチーム全員誘うのが定番かと。

場所の決め方

場所を決める際のチェックポイント

  • 人数が入るかどうか
  • コース&飲み放題が提供されているかどうか
  • 料金(3000~5000円以内)
    • 予算に関しては会社負担、自己負担、上司が負担なのかもあるので、ちゃんと確認した方がいいです
  • 個室 or 半個室(希望の場合)
  • 喫煙可かどうか
    • 禁煙の方がいい場合もあるので、そこは参加者によって変える
  • 距離(行ける距離か)
  • 参加者の苦手な食べ物、アレルギーがあるかどうかは聞いておく ※コースメニューの1品が苦手ぐらいだったら許容してもらうのはあり。

場所の決め方は送迎会だった場合、本人に希望を聞いてみてもいいかもしれません。歓送迎会は主役は歓送される人、送迎される人なので、その人が一番楽しめるのはどんな場所なのかを考えて決めると思います。 また、一度行ったことのあるお店の方が雰囲気わかるので、いいと思います。下見してもいいぐらいですね。

とはいえ、大人数だった場合は飲み会ができる場所が限られます。 なの、ホットペッパーグルメや食べログで検索しながら決めるといいと思います。また、一度行ったことあるお店とかだと当日イメージが湧くので、 日々ストックしておくと良いです。

最近はペコッターを使って、検索と予約を行うパターンもあるみたいです。

伝え方

まずは参加者に日程、場所が決まったことを伝えましょう。会社でGoogleカレンダーなどを使っている場合は予定を登録しておくと良い。 飲み会の場所は食べログのURLを貼るのがオススメです。 ※ここでもしもホットペッパーグルメのURLを貼ったらサブいやつだなって思われる可能性があります。

サンプル

皆様、お疲れ様です!
○○さんの送迎会についての連絡になります。

日程:2017-12-15(金) 19:00 ~ 21:30
場所:笑う楽し しゃり米  https://tabelog.com/tokyo/A1307/A130701/13013642/
料金:4000円(2時間半飲み放題の土鍋ご飯コース)

※○○さんの希望により、このお店にさせていただきました。土鍋ご飯がおいしいみたいです。

キャンセルは前日の18時までにお願いいたします。
それ以降についてはキャンセル料、2500円かかりますので、
ご認識、よろしくお願いいたします。

では皆様、当日よろしくお願いいたします。

お金の集金方法

基本的には当日、居酒屋で集金するのはNGです。事前にもらうようにしましょう。なぜ事前がいいかというと、当日バラバラにお金をもらっても お金をもらったかもらってないかの管理が非常に手間なのと、払う側も払われた側もお酒を飲んで忘れてしまう可能性が非常に高いからです。(双方で払ったっけ?払われたっけ?ってことになる)

どうしても当日もらうしかない場合はチェックリストを事前に用意して、お金をもらったらチェックをつけるということを行うことと、 飲み会の最初に集金しましょう。 ※遅れてきた人は来たときに集金する

事後になった場合は非常に面倒ですが、集金作業をすることになります。 ※払わないとか忘れられるとかは普通にあります。

お金の集金は事前にやったほうが心理的にはるかに楽です。 以下のような感じ 「事前 >>>>>> 事後>> 当日

最後に

飲み会の幹事って結構大変じゃないですか? うまく飲み会の幹事ができるようになると仕事もうまく回るんじゃないですかね? では幹事ライフを。